スマートフォンアプリで申請業務を10分の1に短縮。現場に寄り添う資産管理体制の構築

資産の特定が困難に。表計算ソフトとメールによるアナログ管理の限界

―― assetforce導入検討以前に、御社が抱えていた課題を教えてください。

海老原 様（以下、海老原/敬称略）：我々は100年近く製造業を営んでいるため固定資産を多く保有していますが、資産情報の更新フローに課題を感じていました。資産の移動や除却の現場からの連絡が必ずしもスムーズではなく、情報の鮮度を維持することが難しくなっていたのが一番の課題でした。

―― 資産の移動や情報の管理は、これまでどのように行われていたのでしょうか？

海老原：非常にアナログで、表計算ソフトとメールが中心でした。例えば資産を別の工場に移す際、現場担当者は3,500行もある台帳から対象を探し出し、申請書を作成してメールで承認を回すという、非常に手間のかかる運用をしていました。また、設備の名称は実際の担当者でないとわかりづらく、対象の特定に時間がかかってしまっていたのです。 さらに、過去の修理費用や誰が担当したかといったメンテナンス情報のデータも部門ごとに散在しており、 担当者が退職すると過去の情報が遡りにくいという属人化の問題が起きていました。

スマートフォンアプリで現場の申請業務が10分の1に。ステータス管理や建設仮勘定の自動化で得られた確かな成果

―― 導入後の現状として、現場担当者の皆様の業務はどのように改善されましたか？

海老原：まず現場担当者の視点では、資産の移動や廃棄の申請業務が劇的に改善されました。従来は表計算ソフトとメールで15〜20分かかっていた作業が、スマートフォンアプリでラベルを読み込んでワークフローを回すだけで、わずか1〜2分で完了します。日常的な物の移動の効率化とヒューマンエラー防止が実現し、より製造業務に集中できるようになりましたね。また、「使っていない資産」のステータス、つまり遊休状態かどうかが全社で一覧化されたことで、工場間での融通が可能になり、外部倉庫の保管費用削減にも繋がっています。現場からも非常に好評です。

―― 海老原様が所属される財務課としての業務においてはいかがですか？

海老原：財務課としては、建設仮勘定※の管理が非常に楽になりました。これまでは表計算ソフトで手動採番していたため、工場間で「04番」といった管理番号が被る問題がありました。assetforceでは自動採番されるため番号の重複が一切ありません。さらに、設備の完成予定時期が近づくと担当者に自動でリマインダーが届くため、完成報告の遅れや計上漏れを防ぎ、常に正確でタイムリーな会計処理を行える体制になりました。財務課が現場の担当者とその都度やり取りをしなくてもシステムが管理してくれるので、負担が大幅に軽減しました。

※建設仮勘定：設備が完成して稼働するまでに発生する前払い費用などを一時的に計上しておく勘定科目のこと。

資産管理の枠を超える「柔軟性」と、現場を動かした手厚い「導入支援」

―― 他社システムも比較された中で、assetforceの導入を決定されたポイントは何でしたか？

海老原：もともと固定資産管理のシステムとして紹介を受けましたが、それをはるかに超える「柔軟性」があったことが大きな決め手です。棚卸機能はもちろん、ワークフロー機能による日常的な申請業務や、修繕履歴などのメンテナンス情報の蓄積まで、あらゆる情報がシステム一つで完結します。さらに、電波で一括検知できる「RFIDタグ」を用いた棚卸の提案は画期的でした。天井が高く広大な工場内でも、RFIDタグを用いることで資産を1点ずつ読み取る必要がなくなり、スキャナーをかざして歩くだけで複数の対象を一度に把握できる点に大きな効率化の可能性を感じました。

―― 導入に向けた準備において、苦労された点はありましたか？

海老原：新たなシステムを導入するにあたって、現場とのすり合わせや、仕様の決定に時間と労力がかかりました。しかし、システムの柔軟性と、それを使いこなせるように徹底的にサポートするSMFLさんの「導入支援」の手厚さが現場の納得に繋がりました。 担当の大澤様や加納様たちが何度も現地へ同行し、直接システムを説明してくれたのです。また、一番大きい静岡工場で「スモールスタート」としての実証期間を設け、現場の担当者に寄り添ってテストを進められたからこそ、スムーズに本格展開へと移行できました。

データ分析に基づく設備投資や、全社横断の「経営に直結するシステム」へ

―― 今後、assetforceをどのように活用していかれるご予定でしょうか。新たに検討している業務や展望についてもお聞かせください。

海老原：現在は製造現場と財務課が中心ですが、今後はSCM（サプライチェーンマネジメント）本部や販売部（営業）にも展開し、全社横断の「経営に直結するシステム」へと発展させたいです。
例えば、蓄積されたメンテナンス費用のデータを分析し、部門や資産ごとの修繕費の管理・最適化、アラート機能を用いた定期的なメンテナンスのリマインド、ひいては設備更新の最適なタイミングを図る投資判断にも繋げていきたいですね。
さらに、クライアントから預かっている金型についても、商談経緯や条件などの付帯情報をシステムで厳密に管理し、得意先へのより良い提案や関係強化に繋げていく予定です。