5,000台を超えるレンタル＆リース車両の
ステータス管理にassetforceを導入
AI-OCRとAPI連携の活用で車両管理業務を大幅に改善

アナログ作業からの脱却を模索する中、
スマートフォンで利用できるassetforceとの出合いがあった

基幹システムでレンタル車両の入出庫情報や売上請求を管理していたものの、実際にはアナログな作業プロセスが多いことが課題でした。 課題解決をするためのDX化を検討していましたが、基幹システムをアップグレードさせるには壁があり、なおかつ車両の台数が多いため対処方法に苦慮していました。

小野寺社長「当初、基幹システムを作り直すことも検討しましたが、数年がかりの作業になることを考えると現実的ではありませんでした。 また、現場スタッフとフロントスタッフ間の業務プロセスのシステム化対応が難しく、何か対処しなければいけないというジレンマを感じながらも、 良い方法が見つからずにいた時にassetforceと出合いました。 話を聞いてすぐに『基幹システムとassetforceを連携すれば課題が解決できるのではないか』と思いました。 何よりもスマートフォンで情報の入力が可能となる点が大きなポイントでした。 良いシステムを導入しても、社員がうまく活用できなければ意味がありませんから。」

「以前は、レンタルやリースから戻って来た車両を整備し、洗車後に現場スタッフが手書きのメモを介して、車両が貸し出せる状態になったことをフロントスタッフに伝えていました。 その後、フロントスタッフが車両の状況を基幹システムに手作業で入力するというアナログな業務プロセスとなっていました。 社員の業務の負荷の問題もありますが、貸出できる車両の情報伝達に時間を要しているため、お客さまが車両を借りたいタイミングでタイムリ―に車両をご案内できないケースがあります。 それは、お客様にとっても弊社にとって機会ロスとなってしまいます。 そのような状況からassetforceを導入したところ、ヒューマンエラーの削減やリアルタイムの情報共有が可能となり、これまで抱えていた課題が一気に解決しました。」

また、実際に現場スタッフにassetforceの研修を行った業務部の西田部長は、想像以上にスムーズに進んだと説明してくださいました。

西田部長「スマートフォンの操作画面がわかりやすいですね。タップするだけで直感的に使えるシステムなので、現場スタッフへの研修会では使い方に関する質問はありませんでした。 むしろ参加者からは『こんなことができるんですか？』という驚きの声が上がったほど。研修会も30分程度で済みました。 私自身もスマートフォンの操作に面白みを感じましたし、それは現場のスタッフたちも同じでした。 「楽しい」「おもしろい」がゆえに、現場スタッフにも好影響を与え、スムーズな導入が実現できたと感じています。」

AI-OCRでのナンバープレート読み取り機能の搭載が
assetforce導入決定を後押し

トラフィックレンタリース様がassetforceの導入を後押ししたポイントには、
アプリに搭載されたAI-OCRによる、高精度なナンバープレート読み取り機能がありました。

西田部長「RFIDタグやバーコードを利用する場合、1台毎にラベルを貼り付ける工数がかかること以上に、日々の運用で劣化による貼り直しの工数を懸念していました。 assetforceを検討する以前は、他社製のOCRを検証していたのですが、ナンバープレートを真正面から読み取ることが必要で、実際の業務で運用できるものではありませんでした。 また、バーコードの場合は読み取り用のスキャナを持ちながらの作業が必要であったため採用を見送りました。 ところが、assetforceのスマートフォンアプリでは、角度30％程度までナンバープレートを高精度で読み取ることができました。このことがassetforceの導入を決定づけましたね。」

使い慣れた基幹システムとの
API連携による相乗効果を期待した

今回、トラフィックレンタリース様においては、基幹システムとassetforceのAPI連携にも取り組まれました

西田部長「フロントスタッフが使い慣れている基幹システムにassetforceで入力した情報を反映させてこそ、情報の有効活用ができるという点からAPIでのデータ連携を選択しました。 現場スタッフがナンバープレートの読み取りを行い、車両のステータスや状態などの情報をassetforceのスマートフォンアプリで入力。 その情報をフロントスタッフが即座に基幹システムの画面上で確認できるだけでなく、 現場スタッフにも基幹システムに入力されている情報（過去・現在・未来の入出庫情報や車両整備情報）や必要な免許証情報などを共有したかったため、双方向でのAPI連携の実装を行うことにしました。
このAPI連携が、わずか1.5か月程度で構築できたことに感謝しています。assetforceの柔軟なシステム構成とAPIへの対応力がなければ、短時間での構築は難しかったと思います。 現在、システム間のデータ連携は、assetforce側からは5分に1回、弊社のシステム側からは1日3回実行しています。これによって車両情報の全社共有が一気に進展しました。 さらに、これまで手入力だったステータス管理が自動入力となったことで、導入した段階で年間1,500時間相当の工数を削減でき、現在では最低でもスタッフ1〜2名分の作業量の削減を実現できています。」

小野寺社長「見た目は同じボディのトラックなのに、積んでいるエンジンや駆動形式の違い、モデルチェンジのよる仕様変更などにより、 必要な免許が異なってくるケースがありますが、それに気づかずそのまま車両を貸し出してしまうというミスの発生が同業他社でありました。 しかし、弊社ではassetforceを活用することで、必要な免許証情報など現場スタッフに必要な情報が「見える化」されています。 アナログで神経を使っていた作業が簡略化されたことは大きいですし、ミスの防止にも高い効果を発揮しています。」

車両のステータス管理から、1万6,000本もの
タイヤの在庫管理への活用も視野に

assetforceの導入によって格段に業務の効率化が実現した現状を踏まえ、今後新たに検討しているassetforceの活用法も伺いました。

小野寺社長「弊社では車両以外にも各営業所のタイヤ庫で、のべ1万6,000本ものタイヤを保管しています。 その在庫管理にもassetforceを活用できるのではないか？というアイデアが出てきて、三井住友ファイナンス＆リースさんに相談しているところです。 現在は、スタッフが1本1本のタイヤをチェックして手書きでサイズや使用履歴などを記録しているのですが、その作業に従事する人数や工数を減らすことができれば、大きなコスト削減につながります。 また、車両の台数に合わせて毎年大量のタイヤを購入するのですが、余剰分が出てしまったり、車両のモデルチェンジによるタイヤのサイズ変更で、 一度も使用しないまま使えなくなったりするタイヤもあります。そういったロスを防ぐための管理にもassetforceを活用できると、さらに計画的な購買プランを立てられると思っています。」

※2022年11月取材時の情報です。今後、内容が変更されることもありますのでご留意ください。